Cara Membuat Sandaran dan Eksport Semua E-mel Outlook

6

Kebanyakan perniagaan moden bergantung pada e-mel untuk komunikasi. Kehilangan akses kepada e-mel, atau lebih teruk lagi keseluruhan akaun e-mel, boleh memudaratkan. Menyandarkan e-mel Outlook anda ialah salah satu cara terbaik untuk mendapatkan ketenangan fikiran kerana mengetahui bahawa e-mel disimpan di berbilang lokasi pada peranti anda dan tidak boleh hilang dengan mudah.

Dalam artikel ini, kami akan menerangkan cara membuat sandaran e-mel Outlook dalam beberapa cara berbeza.

Cara Membuat Sandaran dan Eksport Semua E-mel Outlook

Salah satu cara terpantas untuk menyandarkan semua e-mel Outlook anda ialah menggunakan format fail .pst bersepadunya. Microsoft Outlook dan Microsoft Exchange secara eksklusif menggunakan fail PST untuk menyimpan e-mel, maklumat hubungan dan alamat serta acara kalendar. Fail PST statik boleh digunakan sebagai sandaran untuk e-mel Outlook semasa anda dan maklumat hubungan, dan Outlook akan dapat mengaksesnya walaupun semasa di luar talian.

Berikut ialah cara untuk membuat sandaran e-mel anda pada fail .pst:

  1. Buka Outlook anda, kemudian tekan pada “Fail.”
  2. Dalam menu, pilih “Buka & Eksport.”
  3. Klik pada butang “Import/Eksport”.
  4. Sistem akan kembali ke skrin Outlook utama anda dan muncul Wizard Import/Eksport untuk membimbing anda melalui proses eksport.
  5. Dalam Wizard, pilih pilihan “Eksport ke fail” daripada senarai, kemudian klik “Seterusnya.”
  6. Pilih “Fail Data Outlook (.pst)” apabila digesa untuk memilih jenis fail, kemudian klik “Seterusnya.”
  7. Anda kemudiannya akan digesa untuk memilih folder untuk dieksport. Anda boleh memilih akaun e-mel anda untuk mengeksport semua folder yang dikaitkan dengannya, termasuk kenalan dan data kalendar. Klik “Seterusnya” apabila anda berpuas hati dengan pilihan anda.
  8. Pilih laluan alamat tempat fail sandaran disimpan. Ingat laluan itu supaya anda boleh mengaksesnya kemudian.
  9. Adalah idea yang baik untuk menukar nama fail (bahagian terakhir laluan). Secara lalai, ia ialah “backup.pst.”
  10. Jika anda menyimpan fail sandaran dalam laluan lalai, pilih sama ada anda mahu item pendua.
  11. (Pilihan) Anda boleh kembali ke mana-mana dialog sebelumnya, mungkin untuk menukar pemilihan folder, dengan menggunakan butang “Kembali”.
  12. Tekan “Selesai” untuk memulakan proses pengeksportan.
  13. Outlook akan meminta anda membuat kata laluan. Ini boleh menjadi penting atas sebab keselamatan, tetapi anda tidak perlu memasukkan kata laluan.
  14. Anda boleh mencari fail yang diekstrak di lokasi yang anda tentukan untuk laluan fail. Anda kini boleh mengalihkan atau menyalin fail ke tempat lain.

Cara Mengakses E-mel Outlook yang Dieksport

Sebaik sahaja anda telah mengeksport fail, anda mungkin tertanya-tanya bagaimana untuk mengaksesnya kemudian. Outlook memudahkan untuk membuka sandaran dan memulihkan e-mel anda ke titik masa yang disimpan. Inilah perkara yang perlu anda lakukan:

  1. Cari fail sandaran. Perhatikan lokasi dan laluan failnya.
  2. Buka Outlook.
  3. Tekan pada “Fail,” kemudian klik pada “Buka & Eksport.”
  4. Dalam menu di sebelah kanan, pilih “Buka Fail Data Outlook.”
  5. Ini membuka Penjelajah Fail. Pergi ke fail sandaran. Klik padanya, kemudian pilih “Buka.”
  6. Sistem akan mengembalikan anda ke skrin Outlook utama.
  7. Pada menu navigasi di sebelah kiri, tatal ke bawah sehingga anda melihat “Data Outlook.” Kategori ini mengandungi item yang diambil daripada fail sandaran.
  8. Kategori ini mengekalkan pemformatan asal dan sistem folder.
  9. Anda boleh seret dan lepas e-mel untuk mengalihkannya ke fail lain.

Kini anda mempunyai akses kepada e-mel anda yang disandarkan.

Cara Cepat Menyimpan E-mel Outlook Tunggal

Kadangkala, anda tidak mahu kerumitan menyimpan semua e-mel dan membuka Outlook sekali lagi apabila anda hanya memerlukan satu atau beberapa e-mel tertentu. Nasib baik, terdapat beberapa penyelesaian pantas untuk menyimpan satu e-mel daripada Outlook.

Kaedah 1 – Simpan Terus ke Folder

  1. Buka Outlook.
  2. Buka File Explorer dan navigasi ke tempat anda ingin menyimpan e-mel. Anda mungkin perlu meletakkan kedua-dua Outlook dan Penjelajah Fail dalam mod bertingkap dan mengalihkannya untuk akses yang lebih mudah.
  3. Seret e-mel yang anda ingin simpan dari Outlook ke folder.
  4. Outlook akan menyimpan e-mel secara automatik dalam format “Item Outlook”.
  5. Klik dua kali e-mel yang disimpan untuk membukanya dalam Outlook.

Kaedah 2 – Simpan sebagai TXT atau HTML

  1. Buka e-mel yang anda ingin simpan dalam Outlook.
  2. Pilih “Fail”, kemudian pilih “Simpan Sebagai.”
  3. Penjelajah Fail akan muncul. Pilih laluan di mana anda ingin menyimpan e-mel. Di bahagian bawah Penjelajah Fail, klik pada anak panah di sebelah “Simpan sebagai jenis.” Pilih sama ada “Teks Sahaja” untuk disimpan dalam format .txt atau “HTML” untuk menyimpan e-mel sebagai fail .html.
  4. Setelah disimpan, e-mel boleh diakses dengan editor teks anda (seperti Notepad) jika ia berada dalam .txt, atau penyemak imbas anda jika ia disimpan sebagai .html.

Menyimpan e-mel dengan cara ini tidak mengekalkan sebarang lampiran, jadi pastikan anda memuat turunnya, menamakannya semula mengikut keperluan dan simpannya bersama e-mel untuk akses kemudian.

Kaedah 3 – Gunakan Tangkapan Skrin untuk Menyimpan Imej

Anda juga boleh menggunakan perisian tangkapan skrin untuk menyimpan kandungan e-mel sebagai imej. Kaedah ini berguna untuk merujuk kandungan e-mel dalam bentuk komunikasi lain, kerana imej mudah disematkan pada e-mel dan mesej lain.

Jika anda menggunakan Windows, versi yang lebih baharu disertakan dengan perisian tangkapan skrin yang diprapasang, dinamakan Snipping Tool (pada peranti lama) dan Snip & Sketch. Sebagai alternatif, anda boleh menggunakan butang Skrin Cetak pada papan kekunci anda, kemudian tampal imej dalam Cat.

Untuk peranti Mac, prosesnya adalah serupa. Gunakan pintasan Ctrl + Command + 4 untuk membuka ciri tangkapan skrin bersepadu, kemudian seret silang pilihan untuk menutup kawasan di atas e-mel untuk menyimpannya.

Untuk Linux, anda boleh mencari satu pelbagai perisian tangkapan skrin tersedia untuk dimuat turun, yang boleh digunakan untuk menyimpan e-mel sebagai imej. Sebagai alternatif, model berasaskan GNOME mempunyai utiliti Tangkapan Skrin bersepadu dalam menu Aplikasi > Aksesori. Sesetengah versi OS Linux akan bertindak balas kepada butang Skrin Cetak pada papan kekunci anda, sama seperti dalam sistem Windows.

Bagaimanakah Saya Mengeksport Semua Alamat E-mel dalam Outlook?

Jika anda ingin mengeksport senarai kenalan anda (yang mengandungi alamat e-mel kenalan anda serta maklumat lain), anda boleh menggunakan langkah yang serupa dengan cara anda mengeksport e-mel tersebut. Walau bagaimanapun, maklumat hubungan boleh disimpan dalam format fail berbeza yang lebih mesra pengguna dan boleh dibuka dalam Excel untuk manipulasi dan pengeditan pantas. Inilah perkara yang perlu anda lakukan:

  1. Buka Outlook.
  2. Pilih Fail > Buka & Eksport > Import/Eksport.
  3. Dalam Wizard Import/Eksport, pilih “Simpan sebagai fail.”
  4. Pilih “Nilai dipisahkan koma (.csv)” apabila digesa untuk memilih jenis fail.
  5. Dalam menu pemilihan folder, pilih folder “Kenalan” di bawah akaun anda.
  6. Sahkan laluan fail, atau ubahnya mengikut keperluan. Namakan fail seperti yang dikehendaki.
  7. Tekan “Selesai” untuk memulakan proses eksport.
  8. Dialog Import/Eksport akan ditutup apabila proses selesai.

Fail .csv yang dieksport boleh dibuka dalam Excel. Ia akan memaparkan jadual besar dengan maklumat hubungan. Anda mungkin akan mempunyai banyak sel kosong, dan ini adalah perkara biasa. Anda boleh menggunakan Excel untuk mengedit data, walaupun memasukkan kandungan tambahan mungkin menjadikannya tidak boleh dibaca untuk Outlook sekiranya anda perlu mengimport fail itu kemudian.

Anda boleh menggunakan fail ini pada peranti lain atau perkhidmatan e-mel untuk mengimport maklumat hubungan.

Bagaimana Saya Simpan Berbilang E-mel Outlook ke Komputer Saya?

Jika anda ingin menyimpan lebih daripada satu e-mel pada satu masa, tetapi tidak memerlukan keseluruhan pustaka e-mel anda, terdapat cara untuk memilih beberapa e-mel untuk disimpan sekaligus. Inilah perkara yang perlu anda lakukan:

  1. Buka Outlook.
  2. Pilih e-mel yang ingin anda simpan. Tahan Ctrl dan klik pada mel untuk memilihnya satu demi satu, atau tahan Shift untuk memilih kumpulan e-mel antara klik pertama dan kedua.
  3. Pergi ke Fail > Simpan Sebagai.
  4. Dalam kotak dialog, pergi ke folder yang anda ingin simpan e-mel, namakan fail seperti yang anda mahu dan pilih “Teks Sahaja” sebagai format untuk disimpan.
  5. Outlook akan menyimpan semua e-mel yang dipilih dalam satu fail .txt. Anda boleh menggunakan editor teks anda untuk mengaksesnya.

Jika anda ingin menyimpannya dalam fail .txt yang berasingan, anda perlu menyimpan setiap e-mel secara berasingan. Pemalam Outlook tambahan tersedia dalam talian boleh melanjutkan ciri ini untuk menyimpan e-mel dalam format fail .txt atau alternatif yang berasingan.

Pandangan Baharu pada Outlook

Dengan ciri eksport bersepadu Outlook, anda boleh membuat sandaran dan memulihkan e-mel sekiranya anda kehilangan akses kepada akaun e-mel anda, sama ada disebabkan oleh kata laluan yang hilang atau digodam. Dengan komunikasi dalam talian yang begitu berleluasa, meluangkan beberapa minit masa anda untuk membuat sandaran e-mel dengan kerap boleh menjimatkan anda daripada bersusah payah mencari fail yang hilang.

Berapa kerap anda mengeksport e-mel Outlook? Beritahu kami di bahagian komen di bawah.