Cara Menetapkan di luar pejabat dalam Kalendar Google

54

Pemberitahuan luar pejabat Kalendar Google membolehkan anda menunjukkan ketersediaan anda, atau ketidaktersediaan mengikut keadaan. Anda boleh memberitahu orang ramai bahawa anda tidak berada di pejabat dan berapa lama anda mungkin tiada. Apabila menggunakan ciri ini, Kalendar Google menolak mesyuarat secara automatik sehingga anda kembali.

Cara Menetapkan di luar pejabat dalam Kalendar Google

Menggunakan Ciri Luar Pejabat Kalendar Google

Apabila anda perlu keluar dari pejabat anda, adalah wajar untuk memaklumkan mereka yang mungkin perlu menghubungi anda. Ini mungkin pelanggan atau rakan sekerja. Menggunakan ciri luar pejabat Kalendar Google membolehkan anda melakukan ini dengan mudah.

Menyediakan pada Komputer

Menggunakan komputer, anda boleh menyediakan Kalendar Google di luar pejabat dengan mudah. Petua: Chrome membenarkan anda mengakses semua apl Google anda pada tab atau halaman tetingkap baharu.

  1. Buka Kalendar Google.
  2. Pilih “Buat.”
  3. Pilih “Di luar pejabat.”
  4. Masukkan tarikh acara. Anda bebas untuk menambah tempoh tertentu juga.
  5. Tetapan tolak boleh ditukar dan anda boleh menambah mesej tolak.
  6. Pilih “Simpan.”

Menyediakan pada Android dan iOS

Ciri Kalendar Google ini juga boleh disediakan dengan mudah menggunakan peranti Android dan iOS. Anda boleh mengusahakannya tanpa mengira di mana anda berada.

  1. Buka Kalendar Google.
  2. Ketik “Buat” di bahagian bawah, ditunjukkan dengan tanda tambah.
  3. Ketik “Di luar pejabat.”
  4. Pilih tarikh yang anda rancang untuk berada di luar pejabat. Jika anda suka, anda boleh menentukan masa juga.
  5. Ketik simpan

Ciri ini membolehkan anda menjadualkan acara di luar pejabat yang berulang melebihi masa dan hari yang dipilih. Dengan menambahkan di luar pejabat dalam Kalendar Google anda sebagai acara, kalendar akan menolak sebarang jemputan acara yang bertindih dengan masa itu. Kaedah di luar pejabat ini membolehkan anda mencabut dan berhenti menerima permintaan mesyuarat.

Nota: Ciri ini tersedia untuk Google Workspace melalui sekolah atau tempat kerja. Ia tidak berfungsi dengan akaun peribadi.

Menyediakan Kalendar Google di luar pejabat untuk Waktu Bekerja

Kalendar Google membolehkan anda menyesuaikan penjadualan waktu kerja anda. Pada masa lalu, anda perlu menetapkan waktu bekerja untuk satu tempoh dan kemudian menirunya untuk hari-hari lain dalam seminggu. Kalendar Google membolehkan anda menyesuaikan waktu kerja untuk setiap hari dalam seminggu. Kalendar boleh dikongsi juga.

Apabila anda menetapkan waktu kerja anda, dan seseorang cuba menjadualkan mesyuarat di luar waktu tersebut, pemberitahuan automatik akan dihantar memberitahu mereka tentang ketiadaan anda.

Ciri lain yang berguna ialah keupayaan Kalendar Google untuk menentukan waktu kerja secara automatik. Ini berdasarkan sejarah penjadualan anda. Jika cadangan tidak tepat, ia boleh diubah.

Apabila menyediakan waktu pejabat, zon waktu tidak penting. Sebaliknya, Google membuat kesimpulan secara automatik zon waktu. Ini menghapuskan sebarang kekeliruan yang mungkin berlaku.

Menyediakan Auto Balas Apabila Di Luar Pejabat

Sesetengah orang juga memanggil pemberitahuan di luar pejabat sebagai respons percutian dan adalah bijak untuk menambahnya apabila anda akan pergi. Menyediakan akaun Gmail anda untuk balasan automatik agak mudah.

Menyediakan pada Komputer

Menyediakan autobalas pada komputer anda melibatkan beberapa langkah. Tetapi melakukannya dengan betul memberi anda hasil yang diinginkan.

  1. Buka Gmail.
  2. Pilih ikon gear di bahagian atas untuk membuka tetapan.
  3. Pilih “Lihat semua tetapan.”
  4. Tatal ke bawah ke “Penjawab percutian.”
  5. Klik “Penjawab percutian dihidupkan.”
  6. Masukkan julat tarikh, baris subjek dan mesej anda.
  7. Jika anda mahu balasan percutian anda hanya dilihat oleh kenalan anda, tandai kotak di bawah mesej anda.
  8. Pilih “Simpan perubahan.”

Menyediakan Balas Percutian pada Android dan iOS

Banyak templat di web boleh digunakan untuk menulis mesej auto balas yang baik. Ia mesti profesional tetapi mesra.

  1. Buka Gmail.
    • Nota penting: Langkah ini tidak berfungsi pada apl mel yang diprapasang pada peranti Apple.
  2. Ketik menu hamburger di sebelah kiri.
  3. Tatal ke bawah dan ketik “Tetapan.”
  4. Pilih akaun yang anda mahu sediakan balasan automatik.
  5. Pilih “Penjawab percutian.”
  6. Togol suis untuk mendayakan responder.
  7. Masukkan julat tarikh, baris subjek dan mesej anda
  8. Ketik “Selesai” pada Android atau “Simpan” pada iOS.

Perkara yang Perlu Diperhatikan Apabila Menggunakan Auto-respons

Mengetahui lebih lanjut tentang ciri ini dan cara ia berfungsi meningkatkan pengalaman anda. Beberapa perkara yang perlu diingat tentang balasan percutian di Gmail termasuk:

  • Balasan automatik berkuat kuasa dari tengah malam apabila anda menjadualkan acara di luar pejabat hingga 11:59 pada hari terakhir yang dijadualkan. Ini boleh diubah sebelum masa ini berlalu.
  • Jika anda menerima mesej spam, ia tidak mendapat respons automatik. Ini juga berlaku untuk mesej yang diterima sebagai sebahagian daripada senarai mel.
  • Jika akaun Google Workspace yang anda gunakan adalah organisasi, anda boleh menyediakan perkara supaya hanya mereka dalam organisasi akan menerima autobalas.
  • Jika anda dihubungi oleh satu orang beberapa kali dalam tempoh itu, terdapat kemungkinan bahawa respons automatik akan dihantar hanya selepas e-mel pertama. Walau bagaimanapun, terdapat beberapa pengecualian di sini:
    • Jika orang yang sama menghubungi anda empat hari selepas e-mel pertama dan anda masih tidak tersedia.
    • Jika anda melaraskan autobalas dan orang yang sama menghantar e-mel lain.

Amalan Terbaik Dikaitkan dengan Mesej Di Luar Pejabat

Adalah penting untuk mencipta mesej di luar pejabat yang dibaca secara profesional. Ia juga perlu positif juga. Mesej yang baik hendaklah mengandungi perkara berikut:

  • Tarikh apabila anda merancang untuk pergi dan apabila anda berniat untuk kembali. Semasa menyediakan waktu pejabat anda, anda mesti spesifik tentang masa dan hari anda boleh didapati.
  • Anggaran tentang tempoh masa yang diambil untuk memberikan respons. Sebagai alternatif, anda boleh menjadikan kalendar kelihatan kepada semua atau berkongsinya supaya semua orang dapat mengetahui bila anda akan berada atau tersedia.
  • Perkara yang perlu dilakukan oleh penerima sekiranya berlaku kecemasan. Ini sepatutnya termasuk nombor hubungan seseorang yang boleh mereka hubungi.
  • Mesej harus mempunyai beberapa personaliti. Walaupun anda boleh mencipta mesej yang lucu, bijak, dan menjerit, adalah bijak untuk memastikan ia profesional dan ringkas dalam banyak kes.
  • Ingat untuk menggunakan sistem lain seperti Gmail untuk menyatakan ketidakhadiran anda juga.

Sebaik sahaja percutian anda tamat atau anda kembali ke pejabat anda, anda harus kembali bekerja dengan melakukan beberapa perkara. Ini termasuk:

  • Matikan semua mesej di luar pejabat. Google mengendalikan ini secara automatik. Anda boleh menyemak balas, walau bagaimanapun, untuk mendapatkan kepastian. Selain itu, anda boleh mematikan mesej secara manual jika anda kembali lebih awal daripada jangkaan.
  • Lihat kalendar anda untuk melihat janji temu dan tugasan yang ditetapkan untuk hari itu. Ini memberi anda peluang untuk bersiap sedia.
  • Selepas menyemak janji temu dan tugasan anda, susunkannya mengikut keutamaan. Mulakan dengan tugas penting dahulu dan biarkan orang lain mengikut.
  • Cuba ambil mudah. Ia mungkin mengambil sedikit masa untuk mengejar segala-galanya semasa anda tiada. Bekerja melaluinya dengan kepala yang jelas dan rancangan membolehkan anda mengejar lebih mudah.
  • Berpegang pada jadual: Selepas jadual ditetapkan, patuhi jadual itu. Ini memberi keyakinan kepada pelanggan, keluarga dan rakan sekerja anda bahawa mereka boleh menghubungi anda.

Terima Automasi dan Manfaatkan Ciri Kalendar Google

Ciri di luar pejabat Kalendar Google menghapuskan beberapa ketidakpastian yang berkaitan dengan pembatalan janji temu dan pertunangan secara manual. Dengan memanfaatkan ciri ini, anda boleh menikmati masa anda tanpa perlu risau tentang mesej penting yang tidak menerima balasan semasa anda berada di luar talian. Ciri di luar pejabat memberitahu mereka bila anda akan pergi, dan sebarang jemputan ke mesyuarat, dsb., ditolak secara automatik.

Pernahkah anda mencuba ciri luar pejabat Kalendar Google? Sejauh mana ia berfungsi? Beritahu kami di bahagian komen di bawah.