Jika anda menjalankan perniagaan dan ingin menyelaraskan perkhidmatan pelanggan anda dan meningkatkan kepuasan pengguna, menyediakan mel suara adalah penting. Dengan RingCentral, anda boleh melakukannya dengan tepat, sama ada menggunakan desktop atau telefon anda, mengikut mana-mana cara pengendalian pilihan anda.
Ikuti panduan langkah demi langkah ini untuk menjamin bahawa mel suara anda ditetapkan kepada mel suara yang anda tahu akan mengekalkan kandungan pelanggan anda.
Menyediakan Mel Suara Anda dalam RingCentral pada Desktop dan Web
Jika anda biasa menggunakan komputer anda, anda mungkin akan mendapati lebih mudah untuk menyediakan mel suara anda pada peranti itu juga. Ini boleh dilakukan melalui web atau apl desktop pada komputer anda. Ini caranya:
- Pergi ke aplikasi RingCentral pada desktop anda atau log masuk ke akaun anda padanya versi web. Untuk akses yang lebih cepat dan lebih mudah, anda juga boleh menggunakan pilihan “Log Masuk Tunggal”.
- Sebaik sahaja anda log masuk, anda akan menemui “Tetapan” di bahagian bawah sebelah kiri.
- Pergi ke “Telefon” dalam senarai pilihan di sebelah kiri.
- Tatal ke bawah sehingga anda mencapai “Mel Suara.”
- Akan ada butang “Edit” di sebelah kanan. Ucapan anda akan aktif setiap hari dan pada setiap masa, tetapi untuk menukarnya, pergi ke “Edit jadual” dan tetapkan pilihan anda.
- Untuk menyemak ucapan mel suara semasa anda, ketik pada butang main dan dengar.
- Jika anda berpuas hati dengan mel suara lalai RingCentral, anda boleh meninggalkannya, masukkan PIN anda di bahagian bawah dan ketik “Simpan”.
Cara Menyediakan Mel Suara dalam RingCentralCara Menyediakan Mel Suara dalam RingCentral
Jika mel suara RingCentral lalai tidak menepati citarasa anda dan anda ingin memperibadikan ucapan anda agar sesuai dengan imej syarikat anda, jangan risau. Anda boleh mencapainya dalam beberapa cara.
Walau bagaimanapun, sebelum anda memasukinya, anda perlu menukar tetapan “Lalai” daripada menu lungsur turun kepada “Tersuai” dalam tetapan mel suara. Terdapat tiga pilihan: untuk menambah mel suara anda sendiri melalui panggilan telefon, dengan menggunakan mikrofon anda atau dengan mengimport fail audio.
Melalui Panggilan Telefon
Untuk menyediakan mel suara RingCentral tersuai anda melalui panggilan telefon:
- Ketik pada butang “Telefon” dalam tetapan semasa.
- Masukkan nombor yang anda mahu RingCentral untuk menghubungi anda di bawah “Hubungi saya di” melainkan anda mahu ia menggunakan nombor telefon yang mungkin telah anda berikan atas sebab lain.
- Klik “Panggil Sekarang.”
- Ikut arahan yang diberikan semasa panggilan.
- Kembali ke skrin anda dan ketik “Selesai.”
- Klik “Simpan” untuk mengesahkan mel suara RingCentral baharu anda.
Menggunakan Mikrofon Komputer
Untuk mencipta mel suara dengan merakam audio dengan mikrofon anda:
- Tukar kepada “Mikrofon Komputer.”
- Jika anda diminta untuk memberikan akses kepada mikrofon anda, klik “Benarkan” apabila anda melihat pop timbul.
- Ketik bulatan merah untuk memulakan rakaman dan segera bercakap ke dalam mikrofon komputer anda.
- Klik butang biru untuk menyelesaikan rakaman setelah anda mengatakan semua yang anda mahu pelanggan masa depan anda dengar. Butang biru akan membolehkan anda mendengar rakaman anda dan mendengar jika anda berpuas hati dengan mel suara baharu anda. Jika anda tidak berpuas hati, anda boleh merakam semula dengan menekan bulatan merah sekali lagi dan mengulangi proses rakaman.
- Muat naik rakaman yang telah selesai dengan mengetik anak panah menghala ke atas.
- Ketik “Selesai.”
- Tekan “Simpan” untuk menyelesaikan dan mengesahkan pilihan anda.
Mengimport Fail Audio
Jika anda sudah mempunyai rakaman audio tersuai pada peranti anda dan mahu menggunakannya sebagai mel suara RingCentral baharu anda, tambahkannya dengan melakukan langkah berikut:
- Klik pada pilihan terakhir di bawah pilihan “Tersuai”, iaitu, “Mengimport.”
- Ketik pada butang “Semak imbas”, yang membawa anda ke fail komputer anda.
- Anda hanya boleh memuat naik fail dalam format .MP3 atau .WAV, jadi sediakan fail yang mematuhi peraturan ini terlebih dahulu.
- Ketik “Buka” untuk memuat naik fail audio yang dikehendaki.
- Tekan “Selesai.”
- Ketik “Simpan” untuk menyelesaikannya.
Tiada yang kekal, jadi tukar mel suara anda seberapa banyak yang anda mahu. Selain itu, jika anda berubah fikiran dan ingin beralih kembali menggunakan mel suara lalai RingCentral sebaliknya, anda boleh berbuat demikian dengan mengklik “Tetapkan semula kepada lalai” dan “Simpan”.
Sediakan Mel Suara dalam RingCentral pada Apl Mudah Alih
Dengan apl mudah alih mudah alihnya yang tersedia untuk kedua-dua iOS dan Android, RingCentral memudahkan penyediaan mel suara anda. Berikut adalah langkah-langkahnya:
- Pergi ke apl RingCentral pada peranti mudah alih anda.
- Akses profil anda di bahagian atas sebelah kiri.
- Pergi ke “Telefon”.
- Cari “Mel Suara.”
- Jika anda tidak mahu mel suara anda dimainkan 24/7, anda boleh menetapkan jadual yang berbeza dengan pergi ke “Tetapkan jadual” dan menyediakannya waktu bekerja anda.
- Mel suara semasa anda akan menjadi mel suara lalai yang ditetapkan oleh RingCentral (anda boleh mendengarnya dengan menekan butang main). Untuk menukarnya dan menambah milik anda sendiri, tukar daripada “Lalai” kepada “Tersuai”.
- Anda akan melihat pilihan “Rakam ucapan baharu”. Anda hanya akan melihat pilihan ini semasa menyediakan mel suara anda melalui telefon anda.
- Untuk mula merakam, ketik bulatan merah. Untuk menamatkan rakaman, tekan butang merah sekali lagi.
- Sebaik sahaja anda berpuas hati dengan rakaman itu, tekan “Simpan”.
Sediakan Mel Suara dalam RingCentral Melalui Portal Pentadbiran
Sebagai pentadbir akaun RingCentral, anda boleh menyediakan mel suara melalui portal pentadbir dengan mengikut langkah berikut:
- Log masuk ke akaun anda di tapak web RingCentral untuk Portal Pentadbiran.
- Akses “Sambungan Saya” daripada menu lungsur turun “Portal Pentadbiran.”
- Ketik tab “Tetapan” dari baris atas menu.
- Buka bahagian “Pemajuan Panggilan dan Mel Suara”.
- Navigasi ke tab “Waktu Kerja”.
- Pilih “Hantar ke mel suara” di bawah bahagian “Panggilan Tidak Dijawab”.
- Dengar versi alih suara semasa anda dengan menekan butang main. Jika anda ingin menukarnya kepada tersuai anda, klik “Edit.”
- Tukar “Lalai” kepada “Tersuai”.
- Rakam dan tekan “Simpan” sebaik sahaja anda berpuas hati dengan alih suara.
Soalan Lazim
Apakah PIN mel suara RingCentral saya?
PIN mel suara anda dalam RingCentral ialah kata laluan yang anda gunakan untuk mengakses mel suara anda dan mengesahkan akaun anda. Anda boleh menemuinya di bahagian mel suara pada desktop dan apl mudah alih anda.
Apakah yang perlu saya lakukan jika saya menerima mel suara tetapi tidak menerima panggilan?
Perkara pertama yang perlu anda semak sama ada anda menerima mel suara tetapi bukan panggilan ialah sama ada RingCentral anda dikemas kini kepada versi terkininya dan sama ada sambungan internet anda stabil. Seterusnya, log masuk dan keluar dan minta seseorang menghubungi anda. Jika ini tidak menyelesaikan masalah, semak sama ada hanya satu peranti disambungkan ke akaun dan bahawa pilihan “Jangan ganggu” tidak dihidupkan secara tidak sengaja.
Bolehkah saya menukar PIN mel suara saya di RingCentral?
Ya, anda boleh menukar PIN anda untuk mel suara dalam RingCentral atau PIN pekerja lain jika anda pentadbir akaun. Anda akan menemui tetapan penukaran PIN dalam bahagian mel suara akaun mudah alih dan desktop anda.
Perkhidmatan Pelanggan yang dipertingkatkan dengan Mel Suara yang Betul
Mel suara membantu anda bekerja dengan tenang sambil tidak terlepas sebarang panggilan penting atau kehilangan mana-mana bakal pelanggan. Ia akan memastikan anda dan pelanggan anda bebas tekanan dan terjamin. Lebih-lebih lagi, jika anda membuat sapaan yang menarik, anda akan memberitahu pengguna anda bahawa anda mengambil berat tentang mereka.
Beritahu kami dalam ulasan di bawah jika artikel ini membantu anda menyediakan mel suara pertama anda di RingCentral dan cara ia meningkatkan aliran kerja dan perkhidmatan pelanggan anda.