Mengingati atau menulis semua yang diperkatakan dalam mesyuarat boleh menjadi sukar. Itulah sebabnya banyak aplikasi seperti Microsoft Teams mempunyai pilihan rakaman. Walau bagaimanapun, adalah mudah untuk melupakan untuk menekan butang rakaman sebaik sahaja mesyuarat bermula, dan anda perlu memberi tumpuan kepada perkara lain. Nasib baik, Pasukan membenarkan anda merakam semua mesyuarat anda secara automatik.
Artikel ini akan menerangkan cara mencari pilihan untuk merakam mesyuarat anda secara automatik pada Pasukan dan ciri rakaman berguna yang lain.
Cara Merakam Mesyuarat Pasukan Secara Automatik
Microsoft Teams membenarkan anda merakam video, audio dan skrin kongsi setiap mesyuarat secara automatik. Pilihan ini tersedia untuk kedua-dua pelanggan web Microsoft 365 dan mereka yang menggunakan apl Android dan iPhone. Rakaman disimpan dalam format MP4 ke OneDrive atau SharePoint yang disambungkan ke saluran jika ia adalah mesyuarat saluran.
Malangnya, tiada pilihan untuk mendayakan rakaman automatik untuk semua mesyuarat akan datang. Anda hanya boleh menetapkan ciri untuk mesyuarat berasingan atau berulang sebaik sahaja anda menjadualkannya.
Sebelum anda boleh menghidupkan rakaman automatik, anda perlu memastikan anda memenuhi keperluan lain:
- Dayakan storan OneDrive atau SharePoint
- Mempunyai ruang storan yang mencukupi (rakaman selama sejam mengambil masa kira-kira 400 MB storan)
- Hidupkan tetapan “Rakaman mesyuarat” jika anda pengguna yang merakam mesyuarat
Tidak kira peranti anda, Microsoft Teams menghantar pemberitahuan kepada setiap peserta sebelum rakaman mesyuarat bermula dan ini tidak boleh dimatikan.
Pada Web Microsoft Teams
Jika anda pengguna web Pasukan, anda boleh mendayakan rakaman automatik untuk mesyuarat dengan mengikut langkah berikut:
- Jadualkan mesyuarat seperti biasa dan “SIMPAN”kannya.
- Klik pada sesi yang anda mahu rakam secara automatik.
- Pilih “Edit” dalam tetingkap pop timbul kecil.
- Klik butang “Pilihan Mesyuarat” di penjuru kanan sebelah atas.
- Pilih togol di sebelah “Rekod secara automatik” untuk mendayakan tetapan dan tekan “Simpan” untuk mengesahkan pilihan anda.
Pada Microsoft Outlook
Anda juga boleh mendayakan pilihan rekod secara automatik melalui Outlook.
- Buat mesyuarat seperti biasa.
- Klik pada mesyuarat yang dijadualkan pada kalendar anda.
- Ketik “Buka.”
- Pergi ke butang “Pilihan mesyuarat” di sebelah “Ketahui lebih lanjut.”
- Klik togol di sebelah “Rekod secara automatik” untuk mendayakan tetapan dan pilih “Simpan” untuk mengesahkan pilihan anda.
Sekarang rakaman akan bermula secara automatik apabila orang pertama daripada organisasi menyertai mesyuarat yang dijadualkan. Rakaman akan diteruskan walaupun orang yang memulakannya telah meninggalkan mesyuarat.
Siapa Yang Boleh Merakam Mesyuarat Pasukan
Mesyuarat pasukan tidak boleh direkodkan oleh semua orang. Hanya mereka yang mempunyai lesen tertentu dan memenuhi kriteria tertentu boleh menekan butang rakaman atau mendayakan rakaman automatik untuk mesyuarat. Ini biasanya penganjur mesyuarat, penganjur bersama, penyampai atau mereka yang pentadbir IT membenarkan pilihan ini.
Jika anda penganjur mesyuarat, anda boleh mendayakan rakaman mesyuarat kepada “penganjur dan penganjur bersama” atau “penganjur dan penyampai” semasa membuat mesyuarat. Untuk berbuat demikian, ikuti langkah berikut:
- Mulakan mesyuarat seperti biasa.
- Ajak orang lain.
- Pergi ke “Pilihan mesyuarat” dalam jemputan.
- Lantik peserta mesyuarat sebagai “penyampai dan penganjur bersama.”
- Dalam menu lungsur di sebelah “Siapa yang boleh merakam”, pilih pilihan anda.
- Tekan “Simpan” untuk mengesahkan perubahan.
Tetamu, pengguna tanpa nama dan orang daripada organisasi atau syarikat lain tidak boleh merakam mesyuarat atau dilantik untuk merakamnya oleh penganjur mesyuarat.
Cara Menguruskan Tamat Tempoh Rakaman Mesyuarat Pasukan
Rakaman Microsoft Teams tamat tempoh selepas 120 hari secara lalai. Ini membebaskan ruang storan untuk rakaman baharu.
Tarikh tamat tempoh boleh dilihat dalam mesej yang muncul dalam sembang selepas mesyuarat selesai. Anda boleh melihatnya dengan melakukan langkah berikut:
- Buka rakaman dalam penyemak imbas anda.
- Pilih ikon “i” untuk melihat butiran.
Atau:
- Pergi ke “Fail saya” dalam OneDrive atau SharePoint, bergantung pada tempat rakaman disimpan.
- Tuding kursor anda pada rakaman yang tarikh tamat tempohnya anda ingin lihat.
- Klik pada tiga titik menegak di sebelah nama fail,
- Pilih “Butiran.”
Sebagai penganjur mesyuarat, anda boleh menukar tarikh lalai dari sini dengan membuka menu lungsur. Anda boleh melanjutkan tarikh tamat tempoh selama 14, 30 atau 60 hari, pilih tarikh daripada kalendar atau tetapkan kepada “Tiada tamat tempoh”.
Sebagai pentadbir Pasukan, anda boleh menetapkan tarikh tamat tempoh lalai baharu dengan mengikut langkah berikut:
- Klik pada “Pelancar Apl Microsoft.”
- Pergi ke “Pentadbir.”
- Pilih “Pasukan.”
- Cari “Dasar mesyuarat” di bawah “Mesyuarat”.
- Pergi ke “Global (lalai seluruh Org).”
- Di bawah “Rakaman & transkripsi”, anda boleh melumpuhkan tamat tempoh dengan mengklik pada togol di sebelah “Mesyuarat tamat tempoh secara automatik”, atau anda boleh menukar “Tarikh tamat tempoh lalai” dengan menulis bilangan hari yang dikehendaki.
Menukar tarikh tamat tempoh lalai hanya akan menjejaskan rakaman mesyuarat akan datang. Untuk menukar tarikh tamat tempoh rakaman sedia ada, anda perlu mengikut langkah yang diterangkan sebelum ini.
Rakaman yang telah tamat tempoh biasanya dipadamkan selepas sehari, dan pemilik akan menerima e-mel yang memberitahu mereka. Rakaman yang dipadam akan kekal selama 90 hari dalam tong kitar semula. Jika anda memilih untuk memulihkan rakaman, ia tidak akan mempunyai tarikh tamat tempoh lagi.
Rakaman juga boleh dipadamkan lebih awal melainkan anda perlu mematuhi keperluan pemadaman rakaman tertentu. Selain itu, anda boleh memuat turun rakaman atau mengalihkannya ke platform lain untuk menyimpannya lebih lama jika penganjur mendayakan pilihan ini.
Soalan Lazim Tambahan
Apakah yang berlaku jika saya terlupa menghentikan rakaman pada akhir mesyuarat Pasukan?
Jika anda terlupa untuk menekan butang “Berhenti” sebaik sahaja mesyuarat anda tamat, rakaman harus berhenti secara automatik dan akan disimpan ke sembang mesyuarat atau OneDrive. Jika seseorang terlupa meninggalkan mesyuarat, rakaman akan tamat secara automatik selepas empat jam.
Bolehkah anda mendapatkan semula mesyuarat jika anda terlupa merakamnya?
Malangnya, Microsoft Teams tidak menyimpan mesyuarat anda melainkan anda telah menekan butang rakaman. Anda tidak boleh mengakses sesi yang belum dirakam oleh peserta, kerana ia bertentangan dengan privasi pengguna.
Siapa yang boleh melihat rakaman mesyuarat Pasukan?
Peserta mesyuarat boleh melihat rakaman secara automatik tanpa pilihan muat turun atau perkongsian. Tetamu hanya boleh melihat rakaman jika penganjur membenarkannya.
Bolehkah anda menyalin rakaman mesyuarat Pasukan?
Anda boleh melihat transkrip rakaman jika penganjur membenarkannya. Untuk mendayakan transkripsi mesyuarat:
1. Pergi ke “Mesyuarat”.
2. Pilih “Dasar mesyuarat” dan “Rakaman & transkripsi.”
3. Hidupkan butang “Transkripsi”.
Rakaman Automatik untuk Ketenangan Fikiran Anda
Merakam mesyuarat secara automatik ialah ciri yang berguna apabila anda mempunyai banyak perkara di atas pinggan anda dan cenderung untuk melupakan butiran ini. Mengikuti arahan artikel ini, anda boleh menetapkan rakaman automatik untuk mesyuarat individu sebaik sahaja anda menciptanya. Yakinlah bahawa maklumat berharga pasukan anda akan disimpan untuk disemak semula dan disemak kemudian.
Adakah anda sudah mencuba merakam mesyuarat Pasukan secara automatik? Adakah anda menggunakan mana-mana petua daripada artikel ini? Beritahu kami dalam ulasan di bawah.