Banyak syarikat masih menggunakan Excel kerana ia membolehkan mereka menyimpan pelbagai jenis data, seperti rekod cukai dan kenalan perniagaan. Memandangkan banyak perkara sering dilakukan secara manual dalam Excel, terdapat potensi risiko untuk menyimpan maklumat pendua. Ia biasanya bukan perbuatan yang disengajakan; ia hanya berlaku apabila memasukkan data dengan kesilapan menaip, seperti nama, nombor akaun, jumlah atau alamat.
Taip atau salah ejaan selalunya membawa kepada entri baharu apabila data sedia ada sudah wujud. Sebagai contoh, rekod anda mungkin mempunyai data untuk John Doe, Jon Dow atau Jon Dow, walaupun mereka adalah orang yang sama.
Membuat kesilapan seperti ini kadangkala boleh membawa kepada akibat yang serius. Itulah sebabnya ketepatan sangat penting apabila bekerja dalam hamparan. Syukurlah, Excel menyertakan ciri dan alatan yang membantu pengguna setiap hari menyemak data mereka dan membetulkan ralat.
Artikel ini menunjukkan kepada anda cara menyemak sama ada dua atau lebih sel Excel mempunyai nilai yang sama.
Cara Menyemak Sel Pendua menggunakan Fungsi Tepat
Jika anda ingin menyemak sama ada dua atau lebih sel mempunyai nilai yang sama atau tidak tetapi tidak mahu menyemak keseluruhan jadual secara manual, anda boleh membuat Excel melakukan kerja untuk anda. Excel mempunyai fungsi terbina dalam yang dipanggil “Tepat.” Fungsi ini berfungsi untuk kedua-dua nombor dan teks.
Cara Menggunakan Fungsi Excel Tepat untuk Menyemak Pendua
Katakan anda sedang bekerja dengan lembaran kerja yang ditunjukkan dalam gambar di bawah. Seperti yang anda lihat, tidak mudah untuk menentukan sama ada nombor dari lajur A adalah sama dengan mana-mana nombor yang terdapat dalam lajur B. Sudah tentu, ia lebih mudah daripada membandingkan sel yang berbeza daripada setiap lajur, tetapi anda mendapat idea itu.
Untuk memastikan sel daripada lajur “A” tidak mempunyai entri pendua dalam sel “B” lajur yang sepadan, gunakan fungsi “Tepat”, seperti menyemak sel “A1” dan “B1” dengan menambahkan formula pada sel “ C1.”
- Klik pada tab “Formula”, kemudian pilih butang “Teks”.
- Pilih “TEPAT” daripada menu lungsur. Formula “Tepat” berfungsi pada nombor juga.
- Tetingkap yang dipanggil “Argumen Fungsi” muncul. Anda perlu menentukan sel yang anda ingin bandingkan.
- Untuk membandingkan sel “A1” dan “B1”, taip “A1” dalam kotak “Teks1” dan kemudian “B1” dalam kotak “Teks2”, kemudian klik “OK.”
- Oleh kerana nombor daripada sel “A1” dan “B1” tidak sepadan, Excel mengembalikan nilai “PALSU” dan menyimpan hasilnya dalam sel “C1”.
- Untuk menyemak semua sel, seret “pemegang isi” (segi empat sama kecil di sudut kanan bawah sel) ke bawah lajur sejauh yang diperlukan. Tindakan ini menyalin dan menggunakan formula yang dilaraskan pada semua baris lain.
- Selepas menyalin formula ke bawah lajur, anda harus melihat bahawa nilai “FALSE” muncul untuk bukan pendua dalam setiap baris dan “TRUE” muncul untuk yang serupa.
Cara Semak Excel untuk Sel Pendua menggunakan Fungsi IF
Fungsi lain yang membolehkan anda menyemak dua atau lebih sel untuk pendua ialah fungsi “IF”. Ia membandingkan sel dari satu lajur, baris demi baris. Mari kita gunakan dua lajur yang sama (A1 dan B1) seperti dalam contoh sebelumnya.
Untuk menggunakan fungsi “IF” dengan betul, ingat sintaksnya.
- Dalam sel “C1,” taip formula berikut: =IF(A1=B1, “Padan”, “”), dan anda akan melihat “Padan” di sebelah sel yang mempunyai entri pendua.
- Untuk menyemak perbezaan, anda hendaklah menaip formula berikut: =IF(A1<>B1, “No match”,” “). Sekali lagi, gunakan pemegang isian dengan menyeretnya ke bawah untuk menggunakan fungsi pada semua sel.
- Excel juga membolehkan anda menyemak pendua dan perbezaan secara serentak dengan menaip formula berikut:
=IF (A1=B1, “No Match”, “Match“).
Sebagai penutup, menyemak pendua dalam Excel agak mudah apabila anda melaksanakan formula. Mata manusia kadang-kadang terlepas pandang sel-sel yang sama, terutamanya apabila terdapat ratusan daripada mereka untuk dibandingkan. Selain itu, menggunakan formula membina kecekapan dan mengurangkan keletihan, apatah lagi ketegangan mata. Ini adalah kaedah paling mudah untuk mengetahui sama ada dua sel mempunyai nilai yang sama dalam Excel.
Sudah tentu, ada kalanya sel pendua adalah entri yang sah, seperti jumlah dolar untuk lebih daripada satu akaun, dua ahli keluarga berbeza dengan nama yang sama, atau transaksi berulang. Oleh itu, semak entri sebelum mengambil tindakan ke atasnya, dan buat salinan terlebih dahulu untuk mengelakkan kehilangan data jika berlaku masalah.