Apabila ramai pengguna perlu memasukkan data ke dalam Helaian Google yang dikongsi, ia selalunya boleh menimbulkan kekeliruan. Pada masa inilah senarai lungsur turun boleh sangat membantu.
Jika anda tidak mahu rakan sepasukan menaip entri rawak, membuat kesilapan menaip atau mengacaukan formula, anda boleh mengesahkan penyertaan mereka dengan membuat senarai lungsur turun untuk mereka pilih.
Artikel ini menunjukkan kepada anda semua yang anda perlu ketahui tentang membuat senarai lungsur turun dalam Helaian Google. Mari kita mulakan!
Menggunakan Pengesahan Data untuk Memasukkan Senarai Jatuh Turun
Sebaik sahaja anda telah membuka Helaian Google yang sedang anda usahakan, memasukkan senarai lungsur turun adalah mudah:
-
Untuk menambah senarai juntai bawah pada satu sel, “Klik kanan” padanya. Untuk memilih berbilang sel bersebelahan, pergi ke Langkah 2.
- Untuk menambah senarai lungsur ke beberapa sel bersebelahan (mendatar atau menegak), klik kiri satu, gunakan kekunci “Shift + anak panah” untuk memilih kesemuanya (atau klik kiri dan serlahkannya menggunakan tetikus anda), kemudian klik kanan pada satu.
- Untuk menambah senarai lungsur ke beberapa sel bukan bersebelahantahan kekunci “Ctrl”, pilih sel dan klik kanan satu.
- Dalam menu klik kanan, pilih “Lihat lebih banyak tindakan sel”, kemudian pilih “Pengesahan Data -> Kriteria.”
- Pilih pilihan “Senarai item” untuk item yang akan anda buat atau “Senarai daripada julat” untuk memilih sel sebagai item, yang mana sesuai untuk anda.
- Jika anda memilih “Senarai barang,” tambah entri anda menggunakan koma tanpa ruang, seperti “Diluluskan, Ditolak, Dibatalkan.”
- Jika anda memilih “Senaraikan daripada julat,” pilih sel yang anda mahu menjadi entri boleh pilih anda.
- Seterusnya, tambahkan tanda semak pada “Tunjukkan senarai juntai bawah dalam sel” untuk mendayakan anak panah ke bawah. Jika anda mahu pengguna boleh menaip sebaliknya, hanya nyahtanda pilihan.
- Untuk membenarkan orang menaip data tetapi melihat amaran, jika ada apa-apa yang tiada dalam senarai anda, pilih “Tunjukkan amaran”.
- Untuk menghalang orang daripada menaip item tidak sah yang tidak ditemui dalam senarai anda, pilih “Tolak input.”
- Klik “Simpan.”
Cara Mengubah Suai Senarai Jatuh Turun Anda
Untuk mengubah suai senarai lungsur turun, cuma ikut langkah berikut:
- Klik sel atau sel yang anda ingin ubah suai.
- Klik “Data -> Pengesahan data.”
- Cari entri yang disenaraikan, editnya dan klik “Simpan.”
Cara Alih Keluar Senarai Jatuh Turun
Jika anda perlu memulakan semula, alihkan senarai lungsur turun atau alih keluarnya, lakukan perkara berikut:
- Klik sel atau sel yang anda ingin ubah suai.
- Klik “Data -> Pengesahan data.”
- Pilih “Alih keluar pengesahan.”
Apakah Pengesahan Data?
Pengesahan data ialah pilihan dalam Helaian Google yang membantu anda menyusun data anda dengan mengesahkan item. Anda boleh mengaksesnya dengan mengklik “Data” dalam menu utama dan memilih “Pengesahan data”. Selalunya, ia digunakan untuk membuat senarai lungsur turun dalam sel berbeza yang mengesahkan kemasukan pengguna untuk memadankan pilihan yang telah dipilih. Ia juga membolehkan anda mengubah suai kandungan dan reka bentuk mana-mana senarai yang diberikan.
Salah satu cara untuk mengesahkan data ialah menggunakan kriteria yang membenarkan pengguna memasukkan jenis data yang dipratentukan, seperti nombor, tarikh atau senarai item.
Cara Menggunakan Pengesahan Data untuk Senarai Jatuh Turun
- Dalam menu “Pengesahan data”, klik “Kriteria.”
- Semak jenis atau jenis item yang sesuai yang anda mahu rakan sepasukan anda masukkan.
- Jika anda mahu, anda boleh menambah item tepat, seperti nombor, formula, tarikh atau perkataan ke dalam kotak input.
- Apabila anda selesai, klik “Simpan”.
Bekerja dengan Senarai Jatuh Turun
Pada kali seterusnya anda, atau orang lain, klik pada sel lungsur turun itu, akan ada senarai item yang anda tambah dan bukannya pilihan untuk menaip sesuatu. Jika anda telah menandai kotak “Tunjukkan teks bantuan pengesahan”, teks yang anda masukkan muncul setiap kali seseorang mengklik salah satu sel yang disahkan.
Jika anda telah memilih pilihan “Tunjukkan Amaran”, memasukkan data tidak sah akan mencetuskan tanda merah di penjuru kanan sebelah atas sel dan menyertakan amaran apabila dituding ke atas.
Jika anda telah memilih pilihan “Tolak Input”, orang juga akan mendapat amaran pop timbul dan tidak akan dapat menyimpan item yang tidak sah.
Menggunakan Warna untuk Isih Data dalam Senarai Jatuh Turun
Jika anda ingin menjadikannya lebih mudah untuk menavigasi melalui helaian anda dan menambah beberapa warna pada senarai lungsur turun, anda boleh menggunakan “Pemformatan Bersyarat.”
- Pilih sel yang mengandungi senarai juntai bawah yang anda mahukan dalam warna tertentu.
- Klik kanan dan pilih “Pemformatan Bersyarat,” kemudian pilih “Warna tunggal” atau “Skala warna.”
- Pilih warna atau skala dalam bahagian “Gaya pemformatan”.
- Klik “Selesai” (atau “Tambah peraturan lain.”)
Apa Lagi Yang Boleh Anda Lakukan dengan Pengesahan Data?
Selain menambah senarai lungsur turun pada helaian anda, anda boleh menggunakan Pengesahan Data untuk tujuan lain, termasuk:
- Menjejaki tugas masa hadapan. Dalam pengesahan data, pilih pilihan “tarikh”, tetapkan pemformatan bersyarat seperti yang dijelaskan di atas dan sediakannya supaya semua item yang termasuk tarikh tertentu dikelabukan secara automatik.
- Menetapkan nilai pada kotak pilihan. Apabila anda menambahkan kotak pilihan pada senarai lungsur turun, anda boleh menetapkan nilai seperti “ya” atau “tidak.”
- Pilih Pengesahan Data dalam menu Data.
- Di bawah Kriteria, pilih “Kotak Semak.”
- Pilih “Gunakan nilai sel tersuai” dan taip “ya,” “tidak,” atau apa sahaja yang anda mahu.
- Menghalang orang lain daripada mengacaukan skrip atau formula anda. Gunakan pilihan “Tolak input” untuk mengunci mana-mana sel yang anda mahu kekalkan utuh.
Buat Perbezaan dengan Senarai Jatuh Turun
Dengan pilihan untuk memasukkan senarai lungsur turun, mengesahkan data dan banyak lagi, Helaian Google ialah alternatif percuma yang hebat untuk Microsoft Excel. Pengesahan Data membantu anda mengehadkan nilai dalam sel kepada julat atau senarai item yang anda boleh tentukan, tukar atau padam berdasarkan keperluan anda. Walaupun rakan sepasukan anda boleh memasukkan data mereka dan menyumbang kepada projek anda, anda boleh menghalang mereka daripada membuat kekacauan pada helaian kongsi.