Cara Mencari Baris Pendua dalam Excel

51

Mungkin anda sedang bekerja dengan banyak maklumat dalam Excel. Baris pendua tidak memudahkan proses. Anda perlu menghapuskannya untuk menjadikan pangkalan data anda boleh dibaca, kemas dan teratur. Walau bagaimanapun, sebelum memadamkannya, anda perlu mencarinya terlebih dahulu. Nasib baik, beberapa kaedah dan fungsi secara automatik mengenal pasti baris ini untuk anda.

Cara Mencari Baris Pendua dalam Excel

Teruskan membaca untuk mengetahui cara mencari baris pendua dalam Excel.

Cara Mencari Baris Pendua pada Excel Menggunakan Formula COUNTIFS

Anda perlu menggunakan formula COUNTIFS dalam pilihan pemformatan Excel untuk mengenal pasti dan menyerlahkan baris pendua anda. Begini cara berbuat demikian:

  1. Pilih julat yang anda inginkan di mana anda ingin menyemak baris pendua. Jika ia adalah keseluruhan buku kerja, kemudian gunakan arahan CTRL + A.
  2. Navigasi ke tab utama dan pilih pilihan “pemformatan bersyarat” dalam kumpulan gaya. Ia ialah ikon grid dengan petak biru, putih dan merah.
  3. Pilih pilihan “peraturan baharu” dan “gunakan formula untuk menentukan sel yang hendak diformatkan.”
  4. Tambah formula COUNTIFS($A$2:$A$100, $A2, $B2:B$100, $B2)>1 dalam kotak dan pilih gaya pemformatan.
  5. Pilih “Ok.”

Walau bagaimanapun, perlu diingat bahawa formula menganggap bahawa data bermula pada A2 dan berakhir pada B100. Anda perlu menukar fungsi bergantung pada julat khusus anda dan tambahkan argumen untuk sebarang lajur tambahan (seperti “, $C$2:$C$100, $C2“) kepada formula COUNTIFS.

Excel secara automatik akan menyerlahkan semua baris pendua dalam keseluruhan julat pilihan anda.

Jika ini tidak berjaya, salin formula ke lajur pembantu untuk setiap baris dan formatkannya mengikut output sel tersebut.

Menyerlahkan Nilai Pendua dalam Excel

Ini ialah cara paling mudah untuk mengenal pasti nilai pendua dalam buku kerja anda. Anda tidak perlu menggunakan fungsi yang rumit, hanya tab rumah. Begini cara melakukannya:

  1. Pilih keseluruhan julat yang anda ingin semak baris pendua.
  2. Pergi ke tab rumah dan pilih pilihan “Pemformatan Bersyarat” dalam kumpulan gaya. Ikon menunjukkan grid dengan petak merah, putih dan biru.
  3. Dalam tab terbuka, pilih “Serlahkan peraturan sel” kemudian pilih pilihan “Nilai Pendua”.
  4. Pilih gaya pemformatan yang anda inginkan dalam tetingkap yang muncul dan klik pada “Ok.”

Excel kemudiannya akan menyerlahkan sebarang nilai pendua dalam sel yang anda pilih. Anda juga boleh menukar warna penyerlahan dalam menu pop timbul pemformatan apabila ia muncul.

Ini ialah kaedah yang tidak sempurna kerana ia mengenal pasti nilai pendua dan bukannya keseluruhan baris. Ia boleh menghasilkan hasil yang tidak tepat jika baris mengandungi sel yang diduplikasi merentas lajur.

Walau bagaimanapun, ia boleh menjadi lebih mudah untuk dilaksanakan dan dilihat dalam hamparan yang lebih kecil.

Menyerlahkan Nilai Tiga Kali ganda dalam Excel

Jika anda ingin membersihkan buku kerja anda, anda juga boleh mengenal pasti nilai tiga kali ganda. Proses ini memerlukan membuat peraturan baharu dan bukannya menggunakan pilihan pemformatan lalai Excel. Begini cara melakukannya:

  1. Pilih julat nilai yang anda inginkan di mana anda ingin menyemak tiga kali ganda.
  2. Pergi ke tab rumah dan pilih pilihan “Pemformatan Bersyarat” dalam kumpulan Gaya.
  3. Pilih pilihan “Peraturan Baharu”.
  4. Klik pada “Gunakan formula untuk menentukan sel yang hendak diformat.”
  5. Gunakan formula ini: =COUNTIFS($A$2:$A$100, A2, $B2:B$100, B2)=3. Menggunakan formula ini menyemak sama ada baris muncul tiga kali dalam julat pilihan anda. Ini sekali lagi menganggap anda menggunakan julat dari A2 hingga B100.

Ia semudah itu! Excel akan mengenal pasti dan menyerlahkan tiga nilai dalam julat pilihan anda. Walau bagaimanapun, perlu diingat bahawa formula di atas mengenal pasti nilai tiga kali ganda untuk sel yang anda tetapkan (dikenal pasti dalam fungsi sebagai (($A$2).

Anda boleh memudahkan formula dengan COUNTIF($A$2:$B$10, A2) sebaliknya. Ini hanya menyemak kandungan sel semasa dalam julat, jadi akan menyerlahkan sel merentas baris dan lajur.

Memadamkan Pendua dan Rangkap Tiga dalam Excel

Mungkin anda telah menyerlahkan semua pendua atau rangkap tiga dalam buku kerja anda menggunakan kaedah di atas. Selepas itu, anda mungkin mahu memadamkannya. Ini akan menjadikan keseluruhan buku kerja anda lebih kemas dan kurang mengelirukan.

Nasib baik, memadamkan pendua sebaik sahaja diserlahkan adalah tugas yang mudah.

Begini cara melakukannya:

  1. Pilih baris yang diserlahkan dengan mengklik nombor baris sambil menahan CTRL (Perintah dalam Mac). Ini akan membuatkan Excel memilih semua baris yang diserlahkan.
  2. Tuding pada salah satu nombor baris yang dipilih, klik kanan dan pilih pilihan “Padam”.

Memadamkan baris mungkin mengubah pemformatan keseluruhan buku kerja anda. Anda juga harus mempertimbangkan merekodkan maklumat pada baris yang dipadam sekiranya anda memerlukannya kemudian. Terdapat juga beberapa cara lain untuk memadamkan baris pendua dan rangkap tiga yang diserlahkan dengan cepat:

  1. Pilih baris yang diserlahkan dengan mengklik pada nombornya sambil menahan kekunci CTRL/Arahan.
  2. Navigasi ke “Rumah,” yang terletak di reben Excel atas, dalam pilihan “Sel”,
  3. Pilih “Padam baris Helaian.”

Satu lagi cara mudah untuk memadamkan baris ialah dengan menggunakan arahan sebaik sahaja anda menyerlahkannya. Hanya gunakan pintasan kekunci “CTRL + -“,”Cmd + -.” Ini akan memadamkan semua baris (atau nilai) yang anda pilih dan anda boleh pergi.

Bila untuk Serlahkan dan Padamkan Pendua dan Rangkap Tiga dalam Excel

Terdapat beberapa keadaan apabila menyerlahkan pendua dan rangkap tiga dan memadamkannya akan berguna untuk buku kerja anda. Walaupun anda tidak memerlukannya dengan segera, kaedah di atas boleh digunakan untuk beberapa contoh dunia sebenar berikut:

  • Ralat kemasukan pangkalan data – Anda mungkin secara tidak sengaja memasukkan maklumat yang sama dua kali. Dengan kesilapan sedemikian, menyerlahkan pendua boleh menjadi cara mudah untuk mengenal pasti dan seterusnya memadam ralat.
  • Ralat penggabungan pangkalan data – Kadangkala, anda perlu menggabungkan berbilang pangkalan data menjadi satu. Semasa proses penggabungan, ralat tambahan boleh berlaku, mengakibatkan baris pendua.
  • Senarai e-mel dan pendua pangkalan data pelanggan – Pendua dalam pangkalan data pelanggan boleh mengakibatkan penghantaran bahan pemasaran pelanggan seperti surat berita yang sama dua kali. Ini boleh menjengkelkan dan menghalang pelanggan daripada perkhidmatan anda. Memadamkan baris ini ialah tindakan terbaik.
  • Masalah pengurusan inventori – Setiap produk mesti diambil kira dalam persekitaran pengurusan inventori gudang. Jika pendua dan data yang salah ditinggalkan dalam pangkalan data penting, ini boleh menyebabkan percanggahan pengurusan. Memadamkan baris dalam keadaan ini membawa kepada penjejakan yang lebih tepat.

Hamparan lain yang memerlukan pengenalan baris pendua termasuk rekod pekerja, penyelidikan, tinjauan dan data kewangan. Memadamkan baris tambahan akan meningkatkan ketepatan, menjimatkan masa apabila mencari maklumat yang berkaitan dan analisis data yang lebih mudah.

Kaedah Excel Berguna Lain yang Anda Mungkin Perlukan

Penduaan baris hanyalah satu aspek daripada pelbagai kemahiran Excel yang berguna. Anda tidak perlu menghabiskan berjam-jam mempelajarinya. Ia boleh dilakukan dengan hanya beberapa arahan kekunci mudah. Sebagai contoh, anda mungkin perlu:

  • Salin Baris – Hanya pilih baris yang anda perlukan dan kemudian gunakan arahan CTRL + C.
  • Menampal baris- Setelah baris anda disalin, anda boleh meneruskan dan menampalnya dengan menggunakan arahan CTRL + V. Sebagai alternatif, anda boleh klik kanan dan pilih pilihan “Sisipkan Sel yang Disalin.”
  • Padam sel tertentu – Untuk menyingkirkan sel tertentu, anda hanya perlu memilihnya dan gunakan perintah Ctrl + X untuk memotongnya dan kemudian mengosongkan data.

Ini semua adalah arahan kecil tetapi perlu yang mungkin anda perlukan semasa berurusan dengan baris pendua dalam buku kerja anda.

Soalan Lazim

Adakah saya perlu menggunakan formula dan fungsi untuk memadam baris pendua dalam Excel?

Ya, anda perlu menggunakan fungsi COUNTIFS untuk tugasan ini. Walau bagaimanapun, menyerlahkan dan memadam sel individu tidak memerlukan formula atau fungsi.

Perlukah saya memadamkan baris pendua sebaik sahaja saya menemuinya dalam Excel?

Itu bergantung pada tujuan buku kerja anda. Jika ini untuk mengekalkan inventori, baris pendua boleh merosakkan integriti dan ketepatan dokumen. Dalam kes sedemikian, adalah lebih baik untuk menggabungkan data mereka dan mengalih keluar lebihan baris.

Bagaimana jika buku kerja saya mempunyai banyak data?

Anda boleh memilih semua data dalam hamparan anda dengan mudah, tanpa mengira jumlahnya, dengan menggunakan arahan CTRL+A. Setelah dipilih, anda boleh meneruskan dengan salah satu kaedah untuk menyerlahkan dan memadamkan baris individu di atas.

Bersihkan Data Anda dengan Menyerlahkan dan Memadam Pendua dalam Excel

Menyerlahkan dan memadam pendua adalah proses yang agak mudah untuk pengguna Excel. Anda perlu menggunakan pilihan pemformatan bersyarat untuk sel individu dan formula COUNTIFS atau COUNTIF selepas memasukkan pilihan “peraturan baharu”. Selepas semua pendua dan rangkap tiga anda diserlahkan, anda boleh memadamkannya menggunakan pilihan “padam baris helaian” dalam reben Excel atas atau arahan “CTRL + -“. Mengetahui cara untuk menyerlahkan dan memadam pendua adalah bermanfaat untuk berbilang senario dunia sebenar, termasuk semakan inventori dan mengurus ralat pangkalan data.

Adakah anda mendapati mudah untuk menyerlahkan baris pendua dalam Excel? Kaedah mana yang anda gunakan? Beritahu kami di bahagian komen di bawah.