Menghantar e-mel boleh menjadi proses yang rumit. Jika anda menghantar mesej berkaitan perniagaan, anda perlu menghormati yang mungkin; menghantar satu kepada guru anak anda memerlukan keikhlasan, dan satu kepada ahli keluarga boleh menjadi santai seperti yang anda inginkan dalam banyak kes.
E-mel yang sempurna bermakna kandungan anda pendek dan tepat, menjadikannya lebih mudah dibaca. Log keluar anda perlu mencerminkan perkara itu tetapi juga menyampaikan perkara anda. Sama ada anda melahirkan rasa terima kasih atau mengharapkan balasan, kami akan terlebih dahulu membincangkan tanda keluar e-mel profesional yang sempurna.
Log Keluar E-mel Profesional
Seperti yang dinyatakan sebelum ini, jenis log keluar yang anda sertakan dalam e-mel anda akan berbeza-beza bergantung pada siapa anda menghantarnya. Adalah penting untuk mengingati khalayak anda apabila menghantar sebarang bentuk komunikasi bertulis. Jadi tanpa berlengah lagi, berikut ialah beberapa tanda keluar untuk disertakan dalam e-mel profesional anda.
“Saya berharap untuk mendengar daripada anda tidak lama lagi!”
Log keluar e-mel ini memberitahu penerima bahawa anda mengharapkan balasan. Sama ada resume atau promosi jualan, ia adalah sopan untuk orang lain untuk membalas, dan memasukkan ini dalam e-mel anda menyatakan bahawa anda menjangkakan balasan. Anda boleh menukarnya untuk berkata, “Saya menantikan peluang untuk bercakap dengan anda lebih lanjut,” juga.
“Masa berharga anda amat dihargai”
Jika penerima anda sedang bekerja, kemungkinan besar mereka tidak mempunyai banyak masa dan mereka menerima banyak e-mel. Menyertakan tanda keluar ini adalah satu cara untuk menyatakan rasa terima kasih yang tulus yang memerlukan respons yang sopan.
“Salam Hormat!”
Salam mesra ialah cara terbaik untuk menamatkan e-mel kerana ia sopan dan profesional. Mungkin ada yang berpendapat ia agak kuno, tetapi ia ringkas dan tepat sasaran, yang sesuai untuk e-mel.
Daftar Keluar E-mel untuk Dielakkan
Sesetengah daripada ini boleh diterima dalam keadaan tertentu, tetapi kebanyakannya tidak disyorkan untuk e-mel rasmi atau profesional.
1. Terima kasih
“Terima kasih” dan varian di sepanjang tangen itu (“terima kasih sekali lagi,” “terima kasih!” “terima kasih banyak,” dan sebagainya) semuanya kelihatan agak tidak jujur. Bukan sahaja kita semua membaca e-mel dengan nada sarkastik di kepala kita, tetapi jika anda menghantar e-mel untuk meminta seseorang untuk sesuatu – bukannya untuk mengucapkan terima kasih yang tulus – ia agak menjengkelkan. Lebih baik mengucapkan terima kasih yang tulus.
2. Ikhlas
Walaupun anda mungkin telah diajar untuk menamatkan surat – dan dengan itu e-mel – dengan ‘ikhlas’, tetapi jangan. Jika anda memulakan e-mel anda dengan “Sayang”, anda boleh menyelesaikannya dengan “ikhlas”, tetapi sebaliknya, elakkan – walaupun dalam beberapa permohonan rasmi.
Jika anda suka ‘Ikhlas’ kerana profesionalisme klasiknya, cuba ‘Sangat mesra’. Yang terakhir ini agak kurang formal dan terasa seperti anda berusaha lebih sedikit dalam surat-menyurat anda.
3. … tidak lama lagi
“Bercakap tidak lama lagi,” “bercakap dengan anda tidak lama lagi,” atau malah “lebih lama lagi” – meminjamkan dengan apa-apa “tidak lama lagi” biasanya memberi komitmen kepada anda untuk bercakap dengan orang itu semula. Log keluar ini baik jika anda berhasrat untuk menghantar e-mel susulan atau bertemu seseorang secara peribadi; kurang baik jika anda tidak mempunyai niat untuk meluangkan masa untuk bercakap dengan mereka semula. Walaupun balasan kasual, ia boleh dilihat sebagai tidak ikhlas.
Sebaliknya, anda boleh mencuba “Terima kasih atas masa berharga anda” jika anda tidak mahu menetapkan komitmen untuk membalas. Jika anda akan berkomunikasi dengan penerima sekali lagi, cuba sesuatu yang lebih tulen seperti “Saya tidak sabar-sabar untuk bercakap dengan anda lebih lanjut.”
4. Nama awak
Menamatkan e-mel dengan hanya melog keluar dilihat sebagai agak dingin dan mendadak. Melainkan ia adalah balasan terakhir kepada e-mel yang anda telah menjawab soalan dan menerima jawapan, yang ini tidak akan menyampaikan sebarang mesej selain daripada “Saya sudah selesai bercakap dengan anda”. Jadi, sebaiknya elakkan meninggalkan hanya tandatangan anda.
Jika anda sedang mencari cara yang mudah tetapi mudah dan penuh hormat untuk memberitahu seseorang bahawa anda ingin menghentikan perbualan, cuba “Seronoknya”.
5. Parap anda
Menandatangani dengan inisial atau parap pertama anda adalah lebih mesra daripada menulis nama penuh anda, tetapi ia masih sama mendadak. Ia juga membuatkan orang ramai tidak tahu siapa diri anda, jadi ia hanya boleh digunakan jika anda bercakap dengan seseorang yang anda sudah kenali dengan baik.
6. Tiada apa-apa
Yang menghairankan, menamatkan e-mel tanpa apa-apa sama sekali adalah baik, tetapi anda tidak boleh melakukan ini dalam e-mel pertama anda. Sentiasa tamatkan e-mel anda dahulu, dan apabila lebih banyak e-mel dihantar berturut-turut, anda boleh menggugurkan formaliti.
7. Dengan hormat
Kaku dan ketinggalan zaman. Hanya bawa yang ini jika anda menghantar e-mel kepada pegawai kerajaan atau seseorang daripada paderi, kerana “dengan hormat anda” adalah standard yang lebih dekat dalam situasi itu.
8. XX [Kisses]
Melainkan ahli keluarga atau kawan rapat, anda tidak sepatutnya melakukan ini. Sesetengah perhubungan kerja kasual mendapati perkara ini boleh diterima, tetapi ia hanya sesuatu yang anda lakukan dengan seseorang yang anda sudah kenali. Jangan menimpa seseorang secara tiba-tiba; ia menyeramkan.
9. Terbaik
Balasan ini, bersama-sama dengan “semua yang terbaik” dan “harapan terbaik,” pengakhiran yang agak selamat untuk diikuti jika anda bersikap sopan tetapi tidak formal. Semakin banyak perkataan yang anda tambahkan, “selamat sejahtera” atau “semua yang terbaik”, contohnya, semakin formal perasaan itu. Sesetengah berpendapat bahawa “terbaik” dan variannya boleh menjadi terlalu efusif, tetapi ia sepatutnya memberi anda kebaikan pada sebahagian besarnya.
10. Anda
“Milik anda” dan variannya (“sebenarnya milik anda,” “milik anda yang setia,” dan seterusnya) berada di hujung spektrum yang lebih formal. Seperti “terbaik”, lebih banyak perkataan yang anda tambahkan, lebih formal perkataan itu. Walau bagaimanapun, “Milik anda” mempunyai komplikasi lain: ramai yang tertanya-tanya apa yang anda tawarkan apabila anda mengatakan “milik anda”, dan “milik anda dengan setia” menunjukkan sesuatu yang sangat formal seperti cadangan perkahwinan yang akan datang. elakkan.
11. “Kawan Anda”
Yang ni boleh belah ramai orang. Ia agak terlalu formal dan agak dekat dengan “ikhlas” bagi sesetengah orang. Walau bagaimanapun, sesetengah orang melihatnya sebagai boleh diterima, umumnya generasi muda kerana kami berkawan dengan kebanyakan rakan sekerja kami. Kami tidak mengesyorkan menghantar “Rakan Anda” kepada rakan sekerja yang lebih tua atau yang mempunyai jawatan yang berkuasa.
12. Terima kasih banyak!
Ia bukan sahaja tidak profesional, tetapi ia juga kurang tatabahasa. Bergantung pada penerima anda, ini mungkin baik-baik saja (jika e-mel terakhir kepada pasukan sokongan IT anda selepas mereka membetulkan isu anda, contohnya). Tetapi, ia tidak betul-betul profesional atau tulen.
13. Maklum balas anda amatlah dihargai.
Walaupun ini pada mulanya mungkin dilihat sebagai tanda keluar e-mel yang ikhlas, ia juga boleh dianggap sebagai sombong. Walaupun anda mungkin ingin menyampaikan rasa terima kasih dan jangkaan jawapan, “Saya berharap untuk mendengar daripada anda tidak lama lagi” adalah kurang pasif-agresif.
14. Ceria
Hanya benar-benar boleh diterima jika anda orang Inggeris; jika tidak, ia kelihatan sedikit merendahkan. Perkara yang sama juga boleh dikatakan dengan “ta”, tetapi “sorak” biasanya merupakan respons yang digemari yang juga santai dan – kepada kami warga Britain – boleh diterima dengan sempurna dan bukannya “terima kasih” dan tanda keluar e-mel yang lebih formal.
15. Seperti biasa
Cara yang digemari umum untuk menamatkan e-mel ialah “seperti biasa”. Ia mungkin bukan penyudah yang sesuai untuk hubungan awal, tetapi ia bagus untuk membalas seseorang yang anda sering bercakap melalui e-mel. Ia tidak membawa jangkaan atau konotasi. Cuma anda yang mendaftar sebagai anda.
Walau bagaimanapun, sesetengah khalayak yang lebih muda mungkin tidak memahami bahawa ‘Seperti biasa’ biasanya bermaksud “sentiasa milik anda”. Oleh itu, tanda keluar ini boleh dilihat sebagai ketinggalan zaman dan mencetuskan salah faham.
Soalan Lazim
Ada kalanya e-mel yang sempurna boleh memberi kesan ketara kepada langkah seterusnya dalam hidup anda. Berikut ialah beberapa lagi soalan tentang log keluar e-mel untuk membantu anda menghantar e-mel yang sempurna.
Adakah log keluar e-mel benar-benar masalah besar?
Kepentingan log keluar bergantung pada konteks di mana anda menghantar e-mel. Jika anda menghantar memo melalui e-mel kepada rakan sekerja atau beberapa nota kelas kepada rakan sekelas, ia mungkin bukan masalah besar. Walau bagaimanapun, tanda keluar e-mel yang salah boleh menghantar mesej yang salah. Sebagai contoh, jika anda menghantar ‘Ya, terima kasih’ kepada seseorang yang cuba membantu anda, ia boleh dilihat sebagai sindiran atau sindiran.
Malangnya, komunikasi berasaskan teks tidak mempunyai konteks, yang bermaksud mudah untuk penerima anda mendapat idea yang salah. Jadi, berhati-hati dengan cara pembaca anda akan menerima mesej yang anda hantar kerana, ya, pembaca anda mungkin akan melihat log keluar anda.
Perlukah saya menambah tandatangan?
Sudah tentu! Menyenaraikan nama anda, maklumat hubungan dan syarikat memudahkan penerima anda membalas kepada anda pada masa hadapan. Apatah lagi, tandatangan diterima secara meluas sebagai simbol seseorang yang memahami cara komunikasi e-mel berfungsi.
Log keluar yang manakah harus saya gunakan?
Apabila anda memahami bahawa log keluar anda hanya membungkus mesej, lebih mudah sedikit untuk memilih mana yang sesuai.
Sebagai contoh, promosi jualan dan e-mel tentang temu duga kedua-duanya menuntut balasan. Tetapi, anda mahu menjadi mesra dan profesional. Log keluar seperti TTYL tidak akan berjaya kerana ia tidak profesional, manakala ‘Sentiasa milik anda’ boleh menjadi menyeramkan dan terlalu mesra. Jenis komunikasi ini adalah di mana menyatakan rasa terima kasih atas masa penerima dan memberitahu mereka bahawa anda tidak sabar-sabar untuk mendengar daripada mereka berguna.
Jika anda menghantar e-mel kepada seseorang yang berkuasa tinggi (yang anda tidak akan mempunyai perbualan yang lebih sejuk), profesionalisme adalah kunci. ‘Yang Hormat’ adalah sesuai di sini, seperti ‘Salam Hormat’ atau ‘Ikhlas.’
E-mel kepada bos dan rakan sekerja anda boleh menjadi agak rumit. Pertama, anda tidak mahu menghantar sebarang komunikasi bertulis yang boleh membawa kepada panggilan kepada HR. Kedua, anda tidak mahu terlalu formal atau terlalu santai. Pilihan paling selamat untuk perhubungan ini ialah “terima kasih atas masa anda” atau “sila hubungi saya untuk pertanyaan lanjut.”
Apakah tujuan log keluar e-mel?
Komunikasi berasaskan teks adalah rumit. Tanpa gerak isyarat, nada dan infleksi, mesej boleh dilihat sebagai terlalu keras atau tidak jelas. Log keluar e-mel membungkus mesej anda dan memastikan mesej anda disampaikan dengan betul. Log keluar anda harus mencerminkan nada mesej anda.
Satu-satunya masa anda harus menahan diri daripada menambah log keluar adalah dalam rentetan e-mel. Sebagai contoh, jika anda telah menghantar e-mel kepada penerima yang sama dalam perbualan yang berterusan, menambahkan “Yang Ikhlas” atau “Hormat” setiap kali mungkin dianggap menjengkelkan atau merendahkan.
Jangan Terlalu Memikirkannya
Jika anda pernah membaca dan membaca semula e-mel penting sebelum menghantarnya, bahagian ini terpakai kepada anda.
Sudah tentu, adalah wajar untuk mempertimbangkan kepada siapa anda menghantar e-mel dan sebabnya. Jika ia adalah e-mel jualan, sebaiknya tinggalkan tanda keluar positif yang turut menggalakkan respons. Sesuatu seperti “Saya berharap untuk bercakap dengan anda lebih lanjut” adalah sesuai di sini. Tetapi, frasa itu tidak akan berfungsi dengan baik dalam e-mel ucapan takziah, sebagai contoh.
Walaupun boleh menakutkan untuk menghantar e-mel yang penting, kebanyakan orang pada umumnya membaca e-mel mereka dan tidak akan terlalu menilai anda semasa log keluar anda.